Apesar de 80% das empresas portuguesas inquiridas por diversas consultoras considerarem a transformação digital uma das principais prioridades, 70% das iniciativas neste domínio não vão ao encontro das expectativas. Talvez o motivo mais convincente seja a falta de preparação e a visibilidade de como os processos de negócio realmente funcionam e/ou são executados.
Sem um perfeito domínio de todas as componentes dos processos, as organizações perdem a capacidade de identificar onde estão os pontos fracos e planear as melhorias. Como Peter Drucker disse: “não conseguimos gerir o que não conseguimos medir.”
A transformação começa com a compreensão do que nos rodeia, o seu funcionamento, as interfaces, a informação gerada, as pessoas e essencialmente com o propósito (quais as expectativas?).
Se pretende fazer uma transformação na sua empresa, é essencial dominar os seus processos!
Iniciativas de automação/digitalização bem-sucedidas podem transformar todas as áreas de uma organização, desde a gestão até ao chão de fábrica. Para implementar com eficácia um projeto desta natureza e perceber o seu real potencial, é essencial ter um conhecimento profundo dos processos da sua organização. A maioria das empresas cometem o erro de implementar iniciativas de automação/digitalização sem compreender corretamente como os seus processos são na realidade e, normalmente, escolhem os processos errados para automatizar. Conhecer e aproveitar os dados reais dos processos é fundamental para o sucesso técnico e financeiro de longo prazo de qualquer projeto de automação/digitalização.
Raramente o entusiasmo de pular etapas e começar a implementar tecnologias com base em conhecimento empírico se mostra uma receita de sucesso. Porquê? Simplesmente porque geralmente vemos o assunto ao contrário: São as informações que retiramos dos processos que nos dizem o que e quanto automatizar/digitalizar e não as tecnologias (muitas vezes avulso) que nos devem impulsionar (ou tentar) para a transformação digital.
Os dados estão disponíveis, mas estão acessíveis?
O desafio é entender como os seus processos operam em tempo real, em diversas equipas funcionais e em sistemas back-end isolados. Tradicionalmente, as empresas geram perceções dos processos utilizando uma combinação de esforços manuais e/ou plataformas, como o process mining (compreensão dos processos e seus fluxos) e business intelligence, que se mostram demoradas, caras e sujeitas a erros. Dados de processo abrangentes e reais que refletem fluxos de trabalho de ponta a ponta são a chave para o sucesso da automação, que podem já existir nos softwares corporativos. Seja utilizando um ERP, MES, CRM ou outro aplicativo, os dados estão à espera para serem utilizados. Se não existirem, está na hora de os recolher, antes de partir para uma transformação digital efetiva e eficaz.
Embora uma série de fatores desempenhe um papel nos resultados que um projeto de transformação deve entregar, compreender e automatizar os processos certos é a componente chave para uma mudança digital bem-sucedida. Automatizar os processos errados pode levar ao desperdício de recursos e menos retorno sobre os investimentos. No entanto, escolher os processos certos para automatizar/digitalizar pode ser desafiador, se não temos uma ideia clara de como os processos realmente funcionam. Muitas organizações pensam que entendem como os seus processos funcionam quando, na realidade, muitas vezes existem dezenas de variações para um único processo.
Termos a capacidade de visualizar como os processos se comportam, permite-nos identificar ineficiências e tomar decisões fundamentadas sobre que aspetos dos processos devem ser melhorados, através de uma combinação de otimização de procedimentos, realocação/capacitação de recursos humanos e automação.
Soluções como o Process Intelligence (“gémeo digital” das operações e processos) permitem que as organizações descubram, avaliem, visualizem, analisem e monitorizem os fluxos do processo. Equipado com inteligência artificial e tecnologias machine learning, o Process Intelligence oferece descoberta, análise e monitoria de processos precisos, aprofundados e em tempo real, o que ajuda os líderes de automação a acelerar as iniciativas de transformação digital.
Comece agora, mas comece bem!
Rui Silva
